Dieser Artikel beschreibt, welche Daten der KI-Chatbot speichert, wie lange und wo sich das einstellen lässt. Unternehmen behalten dabei die volle Kontrolle über die Daten ihrer Nutzer:innen, etwa durch die Option, Unterhaltungen automatisch löschen zu lassen. Welche Anforderungen die DSGVO stellt und wie moinAI sie erfüllt, beschreibt der DSGVO-Artikel.
1. Cookies
moinAI setzt technisch gesehen keine Cookies, sondern Einträge im lokalen Speicher des Browsers (localStorage). Zur Gewährleistung der Grundfunktionen des KI-Chatbots werden dort ausschließlich technisch notwendige Daten abgelegt.
Rechtlich gelten dafür dieselben Anforderungen wie für Cookies: Nach dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG), der deutschen Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie, ist jede Speicherung auf dem Endgerät einwilligungspflichtig, sofern sie nicht unbedingt erforderlich ist, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Wie der KI-Chatbot für den Betrieb der eigenen Webseite einzustufen ist, entscheidet das Unternehmen selbst. Daraus ergibt sich, ob eine Einwilligung nötig ist. Einige Consent-Tools weisen die Einträge als Cookies aus.
Folgende localStorage Keys sind dauerhaft aktiv:
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Name des localStorage Keys |
Zweck |
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Steuert die korrekte Darstellung des Chat-Widgets (z. B. ob das Chatfenster geöffnet oder geschlossen ist). Bleibt dauerhaft aktiv, damit der Status bei Seitenwechseln erhalten bleibt. |
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Zur Wiedererkennung von Nutzer:innen wird dieser Eintrag im Webbrowser hinterlegt, wenn mit dem Chat-Widget oder Teaser interagiert wird und der KI-Chatbot in den Einstellungen so konfiguriert ist, dass er sich Nutzer:innen merken soll. Dies ermöglicht die Fortführung von Unterhaltungen über mehrere Seitenaufrufe hinweg. Mehr hierzu in diesem Kapitel zur Widget-Nutzung. |
2. Datenspeicherung
Bei der Datenspeicherung existieren zwei relevante Bereiche: die Aufbewahrung der Unterhaltungen sowie die Protokollierung der Widget-Nutzung.
2.1 Unterhaltungen
Standardmäßig werden die Unterhaltungen bis zum Ende der Vertragslaufzeit im Hub gespeichert. Die Speicherdauer der KI-Chatbot Unterhaltungen kann vom Manager individuell definiert werden, um Unterhaltungen früher automatisiert zu löschen. Möglich sind Zeiträume von nach 30 Tagen bis nie (entspricht dem Ende der Vertragslaufzeit).
Wenn der Zeitraum kürzer wird, muss beachtet werden, dass die damit verbundenen Analyse-Möglichkeiten wegfallen. Die Empfehlung ist, Unterhaltungen frühestens nach 90 Tagen zu löschen.
Die Einstellung der Dauer erfolgt im moinAI Hub über den Menüpunkt Bot Einstellungen > Generelles & Datenschutz im Bereich Unterhaltungsdaten nach einem bestimmten Zeitraum löschen.
Die Standardoptionen zum Löschen sind:
- nach 30 Tagen
- nach 60 Tagen
- nach 90 Tagen
- nach 120 Tagen
- nach 180 Tagen
- nach einem Jahr
- nie (entspricht dem Ende der Vertragslaufzeit)
Davon abweichende kürzere Zeiträume sind ebenfalls möglich. Das Customer Success Team unterstützt gerne unter customersuccess@moin.ai.
Wird eine Löschfrist nachträglich eingestellt, wird diese für alle künftigen und rückwirkend für vergangene Unterhaltungen aktiviert. Eine Wiederherstellung ist anschließend nicht möglich.
2.2 Widget-Nutzung
Das Widget kann sich über einen definierten Zeitraum merken, ob bereits eine Unterhaltung stattgefunden hat. So können Nutzer:innen bei einem erneuten Webseitenbesuch nahtlos an die vorherige Konversation anknüpfen, ohne Informationen erneut eingeben zu müssen. Dies verbessert das Nutzungserlebnis und reduziert Bearbeitungszeiten.
Gespeichert wird ausschließlich eine anonymisierte Nutzer-ID im localStorage des Browsers. Personenbezogene Daten werden dabei nicht erfasst oder weitergegeben.
Die Speicheroption wird im Menüpunkt über den Pfad Widget & Teaser > Widget-Darstellung im Bereich Nutzung des Widgets merken festgelegt. Mit Aktivierung des Toggles werden die anonymisierten Nutzer:innen für den gewählten Zeitraum gespeichert.
- Speicherdauer: Zwischen 2 Stunden und 30 Tagen konfigurierbar.
- Teaser-Erinnerung: Optional kann eingestellt werden, ob das System speichert, dass der Teaser geschlossen wurde (zwischen nicht merken und 4 Stunden).
Nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist werden die entsprechenden Einträge automatisch gelöscht. Nutzer:innen beginnen dann eine neue Unterhaltung.
Die tatsächliche Dauer der Speicherung hängt zusätzlich von den Einstellungen zu Webseitendaten im Browser der Nutzer:innen ab.
3. Datenerfassung
moinAI verarbeitet ausschließlich die Inhalte der KI-Chatbot Unterhaltungen, die zur Serviceverbesserung oder Optimierung der KI notwendig sind. Unterhaltungen können personenbezogene Daten enthalten, die in Formularen oder im Verlauf der Unterhaltung erhoben wurden (E-Mail-Adresse, Kund:innennummer, hochgeladene Datei etc.). Welche personenbezogenen Daten in Formularen des KI-Chatbots erfasst werden, wird im moinAI Hub definiert.
Die Verantwortung für die Konfiguration der Abfragen von Daten im Chat liegt beim Unternehmen.
Bei Rückfragen zur Einrichtung der Konfigurationen berät das Customer Success Team unter customersuccess@moin.ai gerne.
4. Spracheingabe
Die Spracheingabe erlaubt Nutzer:innen, eine Nachricht zu sprechen statt zu tippen. Die Aufnahme wird transkribiert und danach wie eine getippte Nachricht verarbeitet. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und wird je Kanal einzeln aktiviert. Wie das geht, beschreibt der Artikel zu den Chat-Widget Einstellungen.
Die Aufzeichnung startet erst mit dem Klick auf das Mikrofon-Symbol. Ein dauerhaftes Mithören ist ausgeschlossen. Einen gesonderten Einwilligungsdialog für die Sprachverarbeitung enthält das Chat-Widget nicht. Wie die Einwilligung eingeholt wird, entscheidet das Unternehmen im Rahmen seiner eigenen Datenschutzvorgaben. Möglich ist zum Beispiel ein Hinweis in der Begrüßungsnachricht oder ein Startbildschirm vor der ersten Nutzung; beide Wege beschreibt der Artikel zum Datenschutzhinweis.
Transkription
Die Transkription erfolgt in Rechenzentren in Europa. Verwendet wird ein Spracherkennungsmodell, das auf der Infrastruktur von moinAI läuft. An den Anbieter des Modells werden keine Daten übertragen, und die Aufnahmen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Die Verarbeitung ist vom Auftragsverarbeitungsvertrag abgedeckt.
Die Speicherung der Sprachaufnahmen ist standardmäßig deaktiviert. Die Aufnahme wird dann ausschließlich transkribiert und anschließend verworfen, in der Unterhaltung erscheint nur der transkribierte Text. Ist die Speicherung aktiviert, bleibt die Audiodatei erhalten und wird nach der eingestellten Löschfrist automatisch gelöscht. Das Transkript ist in beiden Fällen Teil der Unterhaltung und unterliegt damit derselben Löschfrist wie der übrige Gesprächsverlauf.
Einen exemplarischen Textbaustein für die eigene Datenschutzerklärung enthält der Artikel zum Datenschutzhinweis.