Benutzermanagement

Im Menüpunkt Bot Einstellungen → Nutzer:innen und Berechtigungen können weitere Nutzer:innen zum KI-Chatbot eingeladen, Rechte der Nutzer:innen editiert und die 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden.

1. Nutzerrollen
2. Nutzer:innen hinzufügen
3. Rolle der Nutzer:innen ändern
4. Kanäle für Nutzer:innen sperren
5. 2-Faktor-Authentifizierung
6. Nutzer:innen löschen

1. Nutzerrollen

Im moinAI Hub gibt es rollenbasierte Zugriffsrechte. Jede Rolle ist mit unterschiedlichen Berechtigungen verbunden. Im Folgenden sind die Rollen aufgelistet und beschrieben.

• Tester: Tester:innen haben nur Zugriff auf die Preview-Umgebung. Sie haben keinen Zugriff auf den moinAI Hub.

• Betrachter: Betrachter:innen haben nur Zugriff auf Statistiken und Unterhaltungen. Es gibt keinen direkten Zugriff auf die Inhalte und es kann nichts bearbeitet werden.

• Editor: Editor:innen dürfen bis auf die Bot-Einstellungen alles editieren. Diese Rolle ist insbesondere geeignet für Mitarbeitende, die Inhalte editieren und neue Themen anlegen.
• Owner: Owner:innen haben vollen Zugriff auf alle Einstellungen und Funktionalitäten des Hubs. Nur in dieser Rolle ist es möglich, Unterhaltungen zu löschen und die Bot-Einstellungen aufzurufen, um dort beispielsweise die Datenschutz-Einstellungen zu bearbeiten oder das Management von Benutzer:innen durchzuführen.

2. Nutzer:innen hinzufügen

Nutzer:innen werden von KI-Chatbot-Ownern direkt mit der Auswahl der Rolle in den Hub eingeladen. Sie erhalten daraufhin eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, um ihren Account zu aktivieren. Um Einladungen zu versenden, müssen die folgenden Schritte befolgt werden: 

1. Über den Button Hinzufügen öffnet sich ein das Fenster Nutzer:in per Email einladen.
2. E-Mail-Adresse der neuen Person wird eingetragen sowie die künftige Rolle im Hub ausgewählt.
3. Mit einem Klick auf Einladung senden erhält die eingetragene E-Mail-Adresse einen Einladungslink zum Hub. Mit dem dort enthaltenen Aktivierungslink erhält die Person automatisch die vorab ausgewählte Rolle mit den dazugehörigen Berechtigungen.

Alle Einladungen werden in der Nutzer:innen-Liste angezeigt. Der Status zeigt an, ob eine Einladung „Ausstehend" oder „Abgelaufen" ist. Wurde die Einladung angenommen, steht in der Status-Spalte „Aktiv”. Ausstehende und abgelaufene Einladungen können erneut versendet werden. Folgende zwei Schritte ermöglichen das Überprüfen des Einladungsstatus und das erneute Versenden einer Einladung:

1. Nach einem Klick auf den Namen der Nutzer:inne öffnet sich die rechten Seitenleiste.
2. Über den Button Erneut einladen wird ein neuer Einladungslink verschickt.

3. Rolle der Nutzer:innen ändern

Die Nutzerrolle kann bei allen Nutzer:innen mit “Aktiv”-Status außer dem eigenen geändert werden.

1. Die Seitenleiste rechts öffnet sich über einen Klick auf den Nutzer:innen-Namen.
2. Über den Abschnitt Nutzerrolle lässt sich mit dem Button Rolle ändern die Änderung vornehmen.
3. Mit Veröffentlichen ist die Änderung unmittelbar aktiv.

4. Kanäle für Nutzer:innen sperren

Über diese Funktion lässt sich für jedes Profil exakt festlegen, welche Kanäle für die Nutzung gesperrt sind. Dies sorgt dafür, dass Mitarbeitende ausschließlich Zugriff auf die für ihren Aufgabenbereich relevanten Kanäle erhalten. Weiterführende Informationen zu den unterschiedlichen Kanaltypen sind in diesem Artikel beschrieben.

Die Sperrung von Kanälen für eine Person erfolgt über folgende Schritte:

1. Nach einem Klick auf den entsprechenden Namen in der Nutzer:innen-Liste öffnet sich die rechte Seitenleiste.
2. Im Abschnitt Blockierte Kanäle erfolgt die Verwaltung der Zugriffe.
3. Über den Button Kanäle verwalten öffnet sich das Auswahlfenster.
4. Hier werden die Kanäle markiert, die für diese Person gesperrt werden sollen.
5. Mit Klick auf Veröffentlichen wird die Änderung abgeschlossen und ist sofort aktiv.

5. 2-Faktor-Authentifizierung

Die zweistufige Authentifizierung (2-Faktor-Authentifizierung) stellt eine Methode zur Identitäts- und Zugriffsverwaltung dar. Durch die Anforderung eines zweiten Identitätsnachweises wird die Sicherheit beim Zugriff auf den moinAI Hub maßgeblich erhöht und unbefugte Zugriffe verhindert.

Bei aktivierter Funktion erfolgt während des Login-Vorgangs der Versand eines Verifizierungscodes an die hinterlegte Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse der Nutzer:innen. Erst nach Eingabe dieses Codes wird der Zugriff auf den Hub freigeschaltet.

Die Implementierung der 2-Faktor-Authentifizierung erfolgt wie folgt:

1. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts öffnet sich die Seitenleiste mit den Allgemeinen Einstellungen.
2. Im Bereich 2-Faktor-Authentifizierung kann diese über den Button Bearbeiten aktiviert werden.
3. Der Toggle 2-Faktor-Authentifizierung wird aktiviert.
4. Mit Veröffentlichen wird für alle Nutzer:innen die zweifache Authentifizierung in Kraft gesetzt.

6. Nutzer:in löschen

Personen mit Owner-Rechten können Profile aus dem KI-Chatbot entfernen. Das Löschen von Nutzer:innen erfolgt über folgende Schritte:

1. Nach einem Klick auf den entsprechenden Namen in der Liste öffnet sich die rechte Seitenleiste.
2. Im Abschnitt Nutzer:in löschen öffnet sich über den Button Nutzer:in löschen ein Bestätigungsfenster.
3. Hier wird die E-Mail-Adresse der zu löschenden Person zur Verifizierung eingetragen.
4. Mit Klick auf Jetzt löschen wird der Vorgang abgeschlossen und das Profil dauerhaft entfernt.