Livechat-Benachrichtigungen in MS Teams

Mit einer Benachrichtigung über neue Livechats direkt in Microsoft Teams wird die Reaktion auf Anfragen von Kund:innen beschleunigt. Eine ständige Überwachung des Hubs ist dadurch nicht notwendig. Die Weiterleitung der Informationen von moinAI an Microsoft Teams erfolgt automatisiert über Webhooks. Dies spart Zeit im Service und sichert einen schnellen Unterhaltungsfluss.

1. Konfiguration in Microsoft Teams
2. Webhook im moinAI Hub anlegen
3. Webhook im Formular einbinden

1. Konfiguration in Microsoft Teams

Voraussetzungen für die Einrichtung:

• Berechtigungen in Microsoft Teams zur Erstellung von Workflows im gewünschten Kanal.
• Chabot-Formular, das für den Livechat oder zur Erfassung von Daten von Nutzer:innen genutzt wird.

Schritt 1: Kanal vorbereiten

Einen bestehenden Kanal in Microsoft Teams auswählen oder einen neuen Kanal für die Benachrichtigungen anlegen.

Schritt 2: Workflow-Bereich öffnen

Auf das 3-Punkte-Menü auf der linken Seite in Microsoft Teams klicken und die Option Workflows auswählen.

Schritt 3: Nach Webhook suchen

In der Suchleiste den Begriff „Webhook“ eingeben und das entsprechende Element für eingehende Webhooks auswählen.

Schritt 4: Team und Kanal zuweisen

Das gewünschte Team sowie den spezifischen Kanal eintragen, in dem die Benachrichtigungen ausgespielt werden sollen.

Schritt 5: Webhook-Link kopieren

Nach dem Klick auf Speichern erscheint ein neues Fenster. Dort auf die Option Webhooklink kopieren klicken. Diese URL wird für die anschließende Einrichtung im moinAI Hub benötigt.

2. Webhook im moinAI Hub anlegen

Schritt 1: Webhook-Erstellung starten

Über den Menüpunkt Integrationen → Webhooks mit dem Webhook erstellen Button die Erstellung eines neuen Webhooks starten. Mehr Informationen zu Webhooks finden sich in diesem Artikel.

Schritt 2: URL und Methode definieren

Die zuvor aus Microsoft Teams kopierte URL in das entsprechende Feld einfügen. Als HTTP-Methode muss POST ausgewählt werden.

Schritt 3: Webhook-Body einfügen

Im Textfeld für den Body muss die folgende Struktur exakt hinterlegt werden:

{
  "type": "message",
  "attachments": [
    {
      "contentType": "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
      "contentUrl": null,
      "content": {
        "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
        "type": "AdaptiveCard",
        "version": "1.2",
        "body": [
          {
            "type": "TextBlock",
            "text": "Ein Livechat wurde gestartet.  {{user_livechat_message}}"
          }
        ]
      }
    }
  ]
}

3. Webhook im Formular einbinden

Schritt 1: Formular auswählen

Zu dem Formular im moinAI Hub navigieren, welches für den Start des Livechats oder für die Erfassung von Daten von Nutzer:innen zuständig ist.

Schritt 2: Webhook verknüpfen

Den neu angelegten Webhook in den Formulareinstellungen hinzufügen, damit die Benachrichtigung bei der Ausführung des Formulars automatisch angestoßen wird.

Schritt 3: Kontextvariablen vorbereiten

Falls Kontextvariablen im Text der Nachricht genutzt werden (wie im obigen JSON-Beispiel die Variable  {{user_livechat_message}}), müssen diese Variablen zeitlich vor der Auslösung des Webhooks innerhalb des Formulars gesetzt werden. Die Zuweisung der Werte kann statisch erfolgen oder dynamisch durch eine Eingabe von Nutzer:innen generiert werden.