Informationen zu den neuen Knowledge Base Themen und Hinweise zur idealen Verwendung.
Knowledge Base Themen allgemein
Knowledge Base Themen stellen eine Alternative zu klassischen, redaktionellen Themen dar. Diese Form der Themen ermöglicht das Ausspielen individueller und dynamischer Antworten. Der Prozess basiert dabei auf generativer KI bzw. einem Large Language Model.
Im Vergleich zu den ausgespielten Antworten der redaktionellen Themen sind die Antworten der Knowledge Base Themen nicht generisch-repetitiv, sondern reagieren dynamisch und individuell auf eine Nutzer-Anfrage.
Während die Antwort eines redaktionellen Themas auf den zuvor erstellten Antwort-Inhalten aufbaut, bilden ausgewählte Quellen die Wissensdatenbank für die Knowledge Base Themen.
Es ist möglich, Webseiten, PDF-Dateien, im Hub erstellte Dokumente, Frage-Antwort-Paare und CSV-Dateien als Quellen zu hinterlegen. Zu beachten ist hierbei, dass über die Quellen stets redaktionelle Hoheit besteht, nicht aber über die konkrete Antwort im Chat.
Die Freischaltung der Knowledge Base Themen erfolgt über das 3-Punkte-Menü im Antworte-Editor. Per Klick auf den Button Knowledge Base Thema öffnet sich die Option, das Thema umzustellen.
Um das Feature nutzen zu können, muss ein neuer AVV zwischen Dienstleister und Dienstleistungsnehmer geschlossen werden. Alle notwendigen Informationen können bei unseren Customer Success ManagerInnen eingeholt werden.
Bei einer Umstellung gehen alle bisherigen Inhalte der Antwort verloren! Das Speichern der Inhalte des redaktionellen Themas ist somit empfohlen. Nur so ist eine Wiederherstellung über das Änderungsprotokoll (siehe hierzu) möglich.
Ressourcenmanagement
Nach der Umstellung müssen die notwendigen Ressourcen für die Knowledge Base Themen hinzugefügt werden.
Die Quellen/Ressourcen bilden die Grundlage für die ausgespielten Antworten im Chatbot. Sofern eine Ressource nicht mehr aktuell ist, ist das Ersetzen bzw. Deaktivieren dieser zwingend notwendig, um das Ausspielen von veralteten Informationen zu verhindern.
Das Hinzufügen erfolgt entweder direkt im Editor eines einzelnen Themas oder über das zentrale Tool für das Ressourcenmanagement.
Ressourcenmanagement im einzelnen Thema
Mit Klick auf den Button Hinzufügen auf der rechten Seite öffnet sich die Eingabemaske. Das Hinzufügen erfolgt per Eingabe des Links/einer URL, per Upload/Drag-and-Drop einer PDF/CSV-Datei, per Eingabe des Dokuments oder des Frage-Antwort-Paares.
Die hinzugefügte(n) Quelle(n) erscheinen in der Quellenliste. Bei mehreren Quellen ist das Filtern nach dem Quellentyp möglich. Der Filter wird mit einem Klick auf den Button des Quellentyps gesetzt, nach dem gefiltert werden soll.
Ist die Knowledge Base in mehreren Kanälen aktiv, erfolgt der Kanalwechsel im Thema über das Drei-Punkte-Menü im Editor.
Sodann ist das Managen der Ressourcen individuell je Kanal möglich, d.h. die Verwendung unterschiedlicher Ressourcen innerhalb eines Themas, abhängig vom Kanal ist umsetzbar.
Ressourcenmanagement über zentrales Tool
Das übergreifende Tool zum Ressourcenmanagement kann im Hub über den Menüpunkt Knowledge Base geöffnet werden.
Hier werden alle Ressourcen der allgemeinen generativen KI und der Knowledgebase-Themen zentral verwaltet.
Um neue Ressourcen zu ergänzen klicke auf Hinzufügen. Füge nun, wie bereits beschrieben, die gewünschte Quellenart hinzu.
Anders als beim Hinzufügen direkt im Thema, ist die hinzugefügte Ressource noch keinem bestehenden Thema zugewiesen. Die Zuweisung ist notwendig, um die Ressource für das Thema bereitzustellen.
Um eine Ressource mit einem Thema zu verbinden, klicke diese an. Wähle in der Eingabemaske sodann die Option zum Thema hinzufügen und wähle dann das entsprechende Thema. 
Wurde die Ressource hinzugefügt, wird das Thema in der Spalte in Themen dargestellt. 
Mit Klick auf den Button öffnet sich der Editor des entsprechenden Themas.
Wird eine Ressource nicht mehr benötigt, kann diese gelöscht bzw. deaktiviert werden. Zum Löschen wird die Ressource in der Liste links markiert und dann oben die Option "Löschen" ausgewählt.
Eine Ressource muss nicht zwingend gelöscht werden. Das Aufheben der Verknüpfung mit Themen reicht aus, um es aus der verfügbaren Knowledge Base zu entfernen. Wird es an anderer Stelle wieder relevant, reicht es aus, die Verknüpfung neu zu aktivieren.
Im Knowledge Base Management erfolgt der Kanalwechsel durch die Auswahl des gewünschten Kanals im Drop-Down-Menü in der oberen rechten Ecke, sofern mehrere Kanäle genutzt werden. 
Die Verwaltung der Quellen erfolgt sodann wie beschrieben, wobei sich die Anpassungen nur auf den ausgewählten Kanal beziehen.
Knowledge Base Themen: Best und Worst Use-Cases
Knowledge Base Themen dienen vordergründig der Reduktion des redaktionellen Aufwands bei der Antwort-Erstellung. Sie eignen sich also grundsätzlich in solchen Bereichen, in denen hoher redaktioneller Aufwand auf geringes Anfragevolumen trifft (sogenannte Longtail-Anfragen).
Bei Themen mit höherem Anfragevolumen ist zuvor eine Evaluation der Antwort-Dokumentation notwendig. Ist die Dokumentation gut, eignen sich die Knowledge Base Themen auch hier.
Ebenso eignen sich die Knowledge Base Themen da, wo die Antworten sehr repetitiv sind und gleichzeitig gute Dokumentationen existieren.
Ungeeignet sind die Knowledge Base Themen hingegen dort, wo die Antworten dynamisch sind und auf komplexen Dokumentationen basieren, z.B. Fragen nach individuellen Produktkennzahlen.
Ebenfalls ungeeignet sind Knowledge Base Themen, wenn die Antwort sensible Angaben enthält, z.B. bei Dosierungen von Nahrungsergänzungsmitteln oder bei Angaben zu Allergenen.
Schlussendlich ist ein Knowledge Base Thema nicht empfehlenswert, wenn nur geringer redaktioneller Aufwand gefordert ist, um eine Antwort zu erstellen.
Es ist ratsam die Nutzer:innen zu Beginn darauf hinzuweisen, dass der Chatbot die Antworten mit Hilfe von generativer KI ausspielt.