Knowledge Base – Funktionen und Ressourcenmanagement
Wissensdatenbank für generierte Antworten und Einstellungen für KI-Agenten
Ressourcen sind die Quellen für KI-Agenten. In der Knowledge Base abgelegte Informationen bilden die Grundlage für die Antworten, die Agenten in der Kundenkommunikation geben. Das Ressourcenmanagement und die Steuerung der KI-Agenten erfolgt im moinAI Hub.
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Ressourcenmanagement
1.1 Ressourcen hinzufügen und löschen1.2 API – Externe Wissensdatenbank anbinden
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Funktionsbeschreibungen – Retrieval Augmented Generation (RAG)
2.1 Wissensabruf2.2 Wissensprüfung
2.3 Instruktionen
- Antwortvorlagen
- Intelligente Gesprächsführung
7.1 Mehrdeutigkeit der Frage klären
7.2 Produkt- und Katalogsuche
1. Ressourcenmanagement
Im Menüpunkt Knowledge Base im Bereich Alle Inhalte befinden sich alle Ressourcen, die von den spezifischen Agenten sowie vom Standard KI-Agenten genutzt werden.
1.1 Ressourcen hinzufügen und löschen
Das Hinzufügen von Ressourcen kann für alle Dateitypen einzeln oder für Webseiten auch als Massenimport durchgeführt werden.
Einzelne Ressourcen lassen sich auf zwei Wegen hinzufügen: im Bereich Alle Inhalte oder über den Button RAG. In beiden Fällen öffnet sich über den Button Neue Ressource eine Eingabemaske.
Anschließend wird der Ressourcentyp ausgewählt und die Ressource hinzugefügt: durch Einfügen der URL bzw. PDF/CSV oder das Erstellen des Textdokuments/des Frage-Antwort-Paars. Hinweise zum Upload von CSV-Dateien sind im Artikel zu CSV-Dateien in der Knowledge Base beschrieben. Für alle weiteren Quellenarten stehen die Hinweise im Artikel zu Ressourcen in der Knowledge Base zur Verfügung.


Über den Toggle Expertenoptionen besteht die Möglichkeit, konkrete Anweisungen zum Webseiten-Scraping im JSON-Format zu ergänzen.
Die Quelle ist beim Hinzufügen automatisch aktiviert und kann über den grünen Toggle in der Spalte Verwendet? deaktiviert werden. Wie bestimmte Quellen einzelnen Agenten zugeordnet werden, ist in diesem Kapitel erklärt.
Die Quelle ist beim Hinzufügen automatisch aktiviert und kann über den Toggle in der Spalte Verwendet? deaktiviert werden. Die Sichtbarkeit der Ressourcen lässt sich teilweise einstellen. Öffentliche Ressourcen, die für eine Antwort genutzt werden, erscheinen im Chat-Widget in der Quellenliste der Antwort, private nicht (mehr zur Sichtbarkeit von Ressourcen). Wie Ressourcen einzelnen KI-Agenten zugeordnet werden, ist im Kapitel Ressourcen und Agenten verknüpfen erklärt.
Massenimport von URLs
Der Massenimport von URLs ermöglicht das gleichzeitige Anlegen aller Webseiten einer Domain, inklusive ihrer Subdomains. Beispiel: Für die Domain moin.ai erscheinen in der Ergebnisliste sowohl Seiten unter moin.ai/… als auch unter helpcenter.moin.ai/…. Dadurch wird der Importprozess beschleunigt und sichergestellt, dass alle relevanten Subdomains vollständig in der Knowledge Base hinterlegt sind.
- In der Eingabemaske die Quellenart Webseite auswählen und das Plus-Symbol anklicken. Anschließend öffnet sich das Fenster Experten-Import von URLs.

- In der Eingabemaske die Option Domain crawlen auswählen.
- Im Feld Domain die Haupt-Domain eintragen.
- Mit einem Klick auf Crawlen startet der Scan aller aller Webseiten und Subdomains der angegebenen Domain. Dieser Vorgang kann etwas dauern.

- In der Ergebnisliste können die gewünschten Subdomains über das Setzen oder Entfernen von Häkchen ausgewählt werden. Nach Abschluss der Auswahl öffnet sich über den Button Weiter das Fenster Import bestätigen.

- Optional: Über die Aktivierung des Toggles Webscraping-Optionen einbeziehen können Webscraping-Regeln hinterlegt werden. Diese Regeln werden auf alle zu importierenden URLs angewendet. Globale Einstellungen lassen sich zusätzlich über inkl. allg. Optionen aktivieren. Über das Plus-Symbol im Bereich Benutzerdefinierte HTTP-Header lassen sich HTTP-Header für alle zu importierenden URLs hinterlegen.
Webscraping ist wie ein Filter. Es werden nur vorab definierte Bereiche einer Webseite ausgelesen und so irrelevante Inhalte ausgeschlossen. So ist eine aufgeräumte und konkrete Datengrundlage sichergestellt. Weitere Informationen sind im Artikel zum Webscraping zu finden. - Der Import wird mit einem Klick auf OK bestätigt. Alle gewählten Subdomains sind nun als Ressource in der Knowledge Base verfügbar.

Ressourcen entfernen
Sollen eine oder mehrere Ressourcen vollständig entfernt werden, erfolgt die Auswahl dieser über ein gesetztes Häkchen auf der linken Seite. Anschließend erscheint der Button Löschen, über den die Ressourcen dauerhaft entfernt werden. Alternativ lassen sich einzelne Ressourcen über das Drei-Punkte-Menü mit über die Auswahl Ressource löschen ebenfalls entfernen.
1.2 API – Externe Wissensdatenbank anbinden
Im moinAI Hub ist es nicht nur möglich, Ressourcen wie Webseiten, PDFs oder CSV-Dateien in der Knowledge Base zu hinterlegen, sondern auch Artikel aus einer bereits bestehenden Wissensdatenbank zu nutzen. Die Anbindung einer externen Wissensdatenbank ist im Artikel zur Anbindung externer Wissensdatenbanken beschrieben.
1.3 Automatische Aktualisierung
Durch Aktualisierungsoptionen werden Änderungen auf der Webseite automatisch in die Knowledge Base übertragen, damit der KI-Chatbot stets auf Basis der aktuellen Version antwortet. Zur Verwaltung der Aktualität der hinterlegten Ressourcen stehen zwei Optionen zur Verfügung: die Einstellung regelmäßiger, automatisierter Aktualisierungszyklen sowie die Echtzeit-Abfrage für Webseiten mit hochfrequenten Inhaltsänderungen.
Die Wahl der passenden Aktualisierungsmethode hängt von den Anwendungsfällen ab, in denen die Ressource benötigt wird:
- Standard-Aktualisierungsintervall: Diese Methode eignet sich für statische Informationen (z. B. Unternehmensvorstellungen oder allgemeine FAQs), die sich nur alle paar Wochen ändern.
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Echtzeit-Aktualisierung: Diese Funktion ist für volatile Inhalte (z. B. News-Ticker, aktuelle Preise, Öffnungszeiten oder Verfügbarkeiten) optimiert. Hierbei prüft das System bei jeder Anfrage, ob der gespeicherte Inhalt noch innerhalb der definierten Gültigkeitsdauer liegt. Ist diese abgelaufen, erfolgt ein sofortiger neuer Scan der Webseite.
Sobald die Echtzeit-Aktualisierung aktiviert ist, wird das Standard-Intervall automatisch auf 1 Tag gesetzt und ausgegraut, um eine Grundaktualität des Zwischenspeichers sicherzustellen, wenn keine Echtzeit-Anfrage gestellt wird.
Die Konfiguration beider Methoden erfolgt im Menüpunkt Knowledge Base. In der Liste aller Inhalte wird die gewünschte Webseiten-Ressource gesucht. Ein Klick auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile der Ressource öffnet die Optionen, wo Aktualität ausgewählt wird.

Standard-Aktualisierungsintervall einstellen
Im oberen Bereich der Bearbeitungsmaske lässt sich das regelmäßige Einlesen steuern.
- Durch Aktivierung des Toggles Regelmäßig einlesen wird der automatisierte Prozess gestartet.
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Im Dropdown-Menü Aktualisierungsintervall erfolgt die Festlegung des Zyklus. Hier stehen Zeiträume von 7, 14 oder 30 Tagen zur Auswahl.
Echtzeit-Aktualisierung einstellen
Für zeitkritische Informationen wird der Bereich Echtzeit innerhalb derselben Eingabemaske genutzt. Die Anzahl der Webseiten, für die eine Echtzeit-Aktualisierung aktiviert werden kann, ist durch das gewählte Lizenzpaket begrenzt.
Über den Toggle Echtzeit-Aktualisierung aktivieren wird das Live-Scraping der Webseite aktiviert. Unter Gültigkeitsdauer wird festgelegt, wie lange der gecachte Inhalt als aktuell betrachtet wird.
- Empfohlene Gültigkeitsdauer
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30 Sekunden: Sehr volatiler Inhalt (z. B. Live-Ticker)
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5 Minuten: Standard; guter Kompromiss zwischen Aktualität und Performance
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15 – 30 Minuten: Inhalt ändert sich mehrmals pro Stunde
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1 Stunde: Inhalt ändert sich etwa einmal täglich
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Diese Quelle immer einbeziehen (Zusatzoption): Dieser Toggle kann nur bei aktiver Echtzeit-Aktualisierung genutzt werden. Ist er aktiviert, wird diese spezifische Webseite bei jeder Anfrage des RAG-Systems zur Beantwortung herangezogen, unabhängig davon, ob das System sie thematisch als primär relevant einstuft. Diese Einstellung empfiehlt sich daher nur für Hauptseiten, deren Informationen in fast jeder Antwort des KI-Chatbots vorkommen sollten.

Erkennung und Prüfung im System
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Statusanzeige: In der Spalte Aktualisiert der Ressourcen-Liste erscheint statt eines Datums der Hinweis ⚡ Echtzeit.

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KI-Playground: Bei Testanfragen im KI-Playground wird eine Echtzeit-Abfrage durch ein gelbes Blitz-Symbol ⚡ neben der Quellen-URL gekennzeichnet. Dieses Symbol erscheint nur, wenn der Cache abgelaufen war und ein tatsächlicher Live-Scrape stattgefunden hat.

Kürzere Gültigkeitsintervalle führen zu häufigeren Aktualisierungen der Webseite, was die Antwortzeit des KI-Chatbots geringfügig erhöhen kann. Es wird empfohlen, sehr kurze Intervalle nur für kritische, hochfrequente Daten zu nutzen.
1.4 Ressourcen und Agenten verknüpfen
Die Verknüpfung von Agent und Quelle erfolgt durch die Auswahl des gewünschten Agenten oben rechts in der Knowledge Base und das Aktivieren der Ressource für den gewählten Agenten. Die Aktivierung erfolgt über den Toggle in der Spalte Verwendet? gilt zunächst nur für die Vorschau. Für die Live-Umgebung muss der KI-Agent veröffentlicht werden. Für die Anwendung des Agenten und der Ressource im Live muss der Agent veröffentlicht werden. im Artikel zu KI-Agenten beschrieben.
Ist eine Ressource nicht mehr aktuell oder für den KI-Agenten irrelevant, empfiehlt es sich, sie zu ersetzen oder über den Toggle in der Spalte Verwendet? zu deaktivieren. Dies verhindert das Ausspielen von veralteten Informationen.
Eine Ressource muss nicht zwingend gelöscht werden. Das Aufheben der Verknüpfung mit dem KI-Agent reicht aus, damit der KI-Agent nicht mehr auf die Ressource zugreift. Wird die Ressource an anderer Stelle wieder relevant, reicht es aus, die Verknüpfung zu reaktivieren.
2. Funktionsbeschreibungen – Retrieval Augmented Generation (RAG)
Der Aufruf des Bereichs erfolgt im Menüpunkt Knowledge Base über den Button RAG.
Über die hier angebotenen Einstellungsmöglichkeiten können die Antworten der KI-Agenten bzw. die generative KI gesteuert werden. Steuerungsoptionen für generierte Antwort-Inhalte sind m Artikel zu Steuerungsoptionen für generative KI beschrieben.
2.1 Wissensabruf
Der Wissensabruf bildet die Basis für die Antwortgenerierung. Hier entscheidet der KI-Agent, welche Quellen für eine Anfrage von Nutzer:innen relevant sind. Mit dem Button Neue Ressource können neue Ressourcen hinzugefügt werden. Mehr dazu ist im Kapitel Ressourcen hinzufügen und löschen beschrieben.
Die Auswahl einer Ressource durch Agenten erfolgt zweistufig.
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Prüfung der Zusammenfassung: Der KI-Agent analysiert die Zusammenfassung einer Quelle.
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Detailanalyse: Nur wenn die Zusammenfassung eine Relevanz suggeriert, wird der vollständige Inhalt zur Antwortgenerierung herangezogen.
Über das Augen-Symbol neben einer Ressource lässt sich die Vorschau einer Ressource öffnen. Dort ist bei Webseiten und Dokumenten ebenfalls eine automatisch erstellte Zusammenfassung zu finden. Mit Klick auf Zusammenfassung bearbeiten kann der Text individuell angepasst werden und bei Bedarf die angepasste Zusammenfassung bei automatischen Updates geschützt werden.
Die Zusammenfassungen der Quellen sind in englischer Sprache, da die zugrunde liegenden Sprachmodelle primär auf englischsprachigen Datensätzen basieren.
Wird eine Ressource bei einer relevanten Anfrage nicht berücksichtigt, sollte die Zusammenfassung geprüft werden. Enthält diese nicht die entscheidenden Schlagworte zum Thema, kann eine manuelle Verfeinerung die Auffindbarkeit für die KI signifikant verbessern.
Weitere Informationen zur Verbesserung der Antwortqualität sind im Artikel zur Optimierung generierter Antwortinhalte zu finden.


2.2 Wissensprüfung
Im Rahmen der Wissensprüfung lässt sich eine Verschärfung der Kriterien für den Quellen-Beleg festlegen. Bei aktivierter Einstellung bewertet der KI-Agent den Informationsgehalt der Ressourcen strenger. Nur wenn die Faktenlage eine eindeutige und belegbare Generierung erlaubt, erfolgt eine Antwort auf die Anfrage der Nutzer:innen. Bei Grenzfällen wird die Antwortgenerierung unterdrückt, um Halluzinationen vorzubeugen. Die Deaktivierung dieser Funktion bedeutet nicht, dass keine Prüfung stattfindet; sie ist lediglich weniger restriktiv beim Belegen der Fakten.
Das (De-)Aktivieren der Einstellung erfolgt durch das Setzen des entsprechenden Häkchens. Die Einstellung gilt nach dem Speichern unmittelbar für die Vorschau. Damit die Einstellung auch für die Live-Umgebung greift, ist das Aktivsetzen des Agenten notwendig (Wolken-Button oben neben dem RAG-Button).
Ist die Wissensprüfung aktiviert, sinkt ggf. die Automatisierungsrate. Das bedeutet konkret: Die Rate an nicht verstandenen Anfragen steigt möglicherweise punktuell, weil Grenzfälle keine Antwort erhalten.

2.3 Instruktionen
Instruktionen (Prompts) weisen den Agenten an, bei der Antwortgenerierung konkrete, inhaltsbezogene Anweisungen zu beachten. Es handelt sich dabei um inhaltliche Vorgaben und keine Anweisungen zum Tone of Voice / allgemeine Kommunikationsrichtlinien. (Für Letzteres gibt es die Einstellungen Richtlinien und Persona.) Das Einfügen der Instruktionen erfolgt im Textfeld.
Nach dem Speichern sind die Instruktionen in der Vorschau aktiv, nicht zwingend in der Live-Umgebung. Damit die Instruktionen auch in der Live-Umgebung gelten, muss der KI-Agent veröffentlicht werden (Wolken-Button oben neben dem RAG-Button).
Rückfragen: Sollen Agenten proaktiv Rückfragen stellen, ist dies vorab in der Intelligenten Gesprächsführung zu aktivieren. Agenten dürfen in den Instruktionen nicht ohne die Aktivierung der Funktion angewiesen werden, Rückfragen zu stellen. Andernfalls kann es zu fehlerhaftem oder unerwünschtem Verhalten kommen!
- ❌ Wenn X fehlt, frage Y.
- ❌ Erkundige dich, ob…
- ❌ Bitte den Nutzer um Angabe X.
- ✅ Verweise auf die Übersichtsseite https://…, wenn die Information X fehlt.
- ✅ Weise darauf hin, dass du passender weiterhelfen kannst, wenn Information X genannt wird.
2.4 KI-Aktionen & Follow-up
Mit KI-Aktionen (AI actions) können KI-Agenten zusätzlich zu der Antwortgenerierung eine Handlung durchführen oder in einem Dritt-System eine Aktion anstoßen. Follow-up-Aktionen sind ein spezifischer Aktionstyp, der durch eine automatische Folgefrage nach der Antwort des KI-Agenten eine nahtlose Überleitung zu weiteren Themen oder Formularen ermöglicht. Wie Follow-Up und KI-Aktionen eingerichtet werden, ist in den jeweiligen Artikeln beschrieben..
2.5 Unterstützte LLMs
Für die Antwortgenerierung lässt sich das genutzte Sprachmodell eigenständig festlegen. Zur Auswahl stehen aktuelle Modelle der GPT-Serie über Microsoft Azure sowie Open-Weight-Modelle. Letztere bezeichnen frei verfügbare KI-Modelle außerhalb der großen US-Anbieter. Die Modelle werden auf Chatbot- oder Projektebene konfiguriert.
3. Guardrails
Guardrails sind Richtlinien und Sicherheitsmechanismen, die sicherstellen, dass KI-Agenten nur innerhalb definierter Grenzen antworten und agieren.
Folgende Sicherheitsrichtlinien sind immer aktiv:
- Inhaltsbeschränkungen: Verhindern die Ausgabe unerwünschter oder schädlicher Inhalte, z. B. Hassrede oder vertrauliche Informationen.
- Themenrestriktionen: Begrenzen den KI-Agent auf bestimmte Themenbereiche, um Fehlinformationen oder Missbrauch zu vermeiden.
- Verlässlichkeitssicherung: Erkennt und reduziert Halluzinationen, indem nur gesicherte Informationen aus der Knowledge Base verwendet werden.
- Unleserliche oder unsinnige Sprache: Erkennt und ignoriert Anfragen, die keinen sinnvollen Inhalt haben, aus zufälligen Zeichen bestehen oder absichtlich unverständlich sind. Dies verhindert Spam oder böswillige Tests der KI-Grenzen.
- Anfrage nach Systeminformationen: Blockiert Anfragen, die darauf abzielen, interne Informationen des Systems wie den Systemprompt, interne Anweisungen oder Implementierungsdetails abzufragen.
- Regelumgehung: Erkennt und unterbindet Versuche, den KI-Chatbot dazu zu bringen, seine Sicherheitsrichtlinien zu ignorieren oder zuvor gesetzte Einschränkungen aufzuheben. Dies schützt die Integrität der Guardrails.
- Identitätsanmaßung: Blockiert Anfragen, in denen der KI-Chatbot dazu aufgefordert wird, sich als eine reale oder fiktive Person oder Organisation auszugeben. Dies verhindert Missbrauch wie Phishing oder Identitätsdiebstahl.
- Unangemessenes Verhalten: Filtert Anfragen, die darauf abzielen, den KI-Chatbot zu unangemessenem Verhalten zu verleiten, z. B. Beleidigungen, Provokationen oder absichtliches Fehlverhalten.
- Beleidigende oder missbräuchliche Sprache: Blockiert Anfragen, die beleidigende, diskriminierende oder aggressive Sprache enthalten, auch wenn diese nur subtil oder indirekt formuliert ist.
Optional
- Wettbewerbsschutz: Blockiert Anfragen zu Konkurrenzprodukten oder übersetzt die Konkurrenzanfrage zu einer Anfrage zum eigenen Produkt. Diese Option muss aktiviert werden. Die Umsetzung des Wettbewerbsschutzes ist im Artikel zu KI-Agenten-Einstellungen beschrieben.
- Zusätzliche Compliance-Kontrolle: Führt eine explizite zweite Prüfung der Anfrage durch. In diesem Fall werden sowohl die inhaltlichen Guardrails als auch der Wettbewerbsschutz erneut geprüft. Die Funktion wird mit einem Klick auf den Toggle Compliance-Kontrolle aktiviert.

Die Guardrails und Schutzvorrichtungen werden kontinuierlich verbessert und optimiert.
4. Fehlendes Wissen
Kann die KI eine Frage nicht beantworten, liegt dies entweder daran, dass die Anfrage nicht verstanden wurde oder dass in der Knowledge Base keine Ressource zur Beantwortung vorhanden ist. In beiden Fällen wird das Element Nicht verstanden der Gesprächsführung ausgeführt.
Im moinAI Hub sind diese Dialoge im Menüpunkt Knowledge Base über das Seitenleisten-Symbol
oben rechts einsehbar. Es öffnet sich der Abschnitt Fehlendes Wissen. Hier sind alle Anfragen aufgelistet, bei denen der KI-Chatbot dachte, es gäbe Informationen in der Knowledge Base. Hier sind alle Anfragen aufgelistet, bei denen das Element Nicht verstanden ausgespielt wurde, weil der KI-Chatbot in den Ressourcen keine passende Antwort gefunden hat.
Mit einem Klick auf die Sprechblasen öffnet sich der gesamte Chatverlauf. Die Anfragen sind Hinweise auf fehlende Themen, die in den Ressourcen ergänzt und in die Knowledge Base aufgenommen werden sollten (Ressourcen hinzufügen und löschen).

5. KI-Suche und Filterung
Zur effizienten Verwaltung der Quellen bietet die Knowledge Base erweiterte Such- und Filteroptionen. In der Standardansicht werden ausschließlich aktiv verwendete Ressourcen angezeigt.
Filterung
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Über die Buttons Verwendet / Nicht verwendet wird gesteuert, ob nur aktive oder deaktivierte Ressourcen gelistet werden.
- Über die Buttons unter der Suchleiste wird gesteuert, welcher Quelltyp in der Liste angezeigt wird. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Suche: Name vs. Inhalt
Die Suche kann über einen Umschalter präzisiert werden.
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Name: Durchsucht gezielt die Namen bzw. Titel und URLs der Ressourcen.
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Inhalt: Durchsucht den gesamten Textkörper der hinterlegten Quellen sowie die Frage-Antwort-Paare. Hier können Suchbegriffe und konkrete Fragen eingetragen werden.
Wird bei aktivem Filter Verwendet (also ausschließlich verwendete Ressourcen) gesucht, erscheint ein gelber Hinweisbanner, falls passende Ergebnisse in derzeit deaktivierten Quellen gefunden wurden. Ein Klick auf Anzeigen blendet diese Ergebnisse ein.

6. Antwortvorlagen
Antwortvorlagen können verwendet werden, um Elemente wie Slides oder URL-Buttons in die generierten KI-Chatbot-Antworten zu integrieren. Diese visuelle Darstellung der Inhalte verbessert das Erlebnis der Nutzer:innen und rückt die Produkte in den Mittelpunkt. Wie Antwortvorlagen angelegt werden, ist im Artikel zu Antwortvorlagen in der Knowledge Base beschrieben.
7. Intelligente Gesprächsführung
Mit der Intelligenten Gesprächsführung können KI-Agenten gezielt nachfragen, bevor sie antworten. Statt bei einer mehrdeutigen Anfrage eine möglicherweise unpassende Antwort zu einer vermuteten Intention zu generieren, grenzt der KI-Agent mit Rückfragen zunächst ein, was Nutzer:innen wirklich meinen. Das Ergebnis sind präzisere Antworten und eine höhere Gesprächsqualität.
Die Einstellung erfolgt im Menüpunkt Knowledge Base im Abschnitt Intelligente Gesprächsführung. Ein Klick auf den Abschnitt klappt ihn auf. Anschließend aktiviert ein Klick auf den Toggle die Funktion, und der gewünschte Gesprächsmodus wird über das Gesprächsmodus-Dropdown ausgewählt.

Vorgenommene Änderungen können über Änderungen verwerfen zurückgesetzt oder über Speichern direkt übernommen werden.
Dynamische Rückfragen der KI werden in der Live-Umgebung, in der Vorschau und im KI-Playground ausgespielt.
Die Konfiguration gilt pro Agent und pro Kanal. Damit die Einstellungen in der Live-Umgebung wirksam werden, müssen sie im Hub gespeichert und der KI-Agent veröffentlicht sein.
7.1 Mehrdeutigkeit der Frage klären
Dieser Gesprächsmodus eignet sich für Situationen, in denen eine Anfrage inhaltlich mehrere Bedeutungen haben kann. Der KI-Agent fragt in diesem Fall gezielt nach, was Nutzer:innen wirklich meinen, bevor er eine Antwort generiert.
Anwendungsbeispiel
Eine Kundin schreibt in einem Online-Shop-Chatbot: „Ich brauche Hilfe mit meiner Bestellung.“ Der Begriff „Bestellung“ ist mehrdeutig. Gemeint sein kann eine Rückgabe, eine Statusabfrage, eine Adressänderung oder ein Zahlungsproblem.
Der KI-Agent fragt gezielt nach: „Geht es um den Versandstatus, eine Rückgabe oder eine Änderung der Bestelldaten?" Nutzer:innen wählen per Quick-Reply-Button die passende Option und erhalten sofort eine präzise Antwort, ohne die Anfrage neu formulieren zu müssen.
Das Verhalten des KI-Agenten bei Rückfragen lässt sich über die Instruktionen weiter steuern. Dort können beispielsweise häufige Begrifflichkeiten vorab definiert werden, etwa: „Der Nutzer meint mit ‚Chat‘ immer das Chat-Widget.“ Dadurch ordnet der KI-Agent bestimmte Anfragen direkt zu, ohne unnötige Rückfragen zu stellen. Weitere Hinweise dazu sind im Kapitel zu Instruktionen zu finden.
Einstellungsmöglichkeiten
- Schnellantworten anbieten: Ist dieser Toggle aktiviert, präsentiert der KI-Chatbot Nutzer:innen die Antwortmöglichkeiten als Quick-Reply-Buttons, also als klickbare Schaltflächen. Dies erleichtert die Eingabe und beschleunigt den Dialog.
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Maximale Anzahl der Rückfragen: Legt fest, wie viele Rückfragen der KI-Agent stellen darf. Ist diese Anzahl erreicht, generiert der KI-Agent im nächsten Gesprächsschritt eine Antwort, auch wenn die Anfrage noch nicht vollständig geklärt ist. Dies verhindert endlose Rückfrage-Schleifen.
7.2 Produkt- und Katalogsuche
Dieser Gesprächsmodus ist für KI-Agenten konzipiert, die über Aktionen auf externe Datenquellen zugreifen, beispielsweise auf eine Produktdatenbank oder über eine Websuche. Der KI-Agent fragt gezielt nach, um die Suchanfrage einzugrenzen. Zusätzlich lässt sich ein Schwellenwert festlegen: Liegt die Anzahl der gefundenen Ergebnisse unter diesem Wert, antwortet der KI-Agent direkt, ohne weitere Rückfragen zu stellen.
Die Produktsuche setzt eine eingerichtete KI-Aktion voraus.

Einstellungsmöglichkeiten
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Wie auch beim Gesprächsmodus zur Mehrdeutigkeit können hier die Einstellungen für die maximale Anzahl an Rückfragen und Schnellantworten vorgenommen werden.
- Zusätzlich kann die Anzahl der maximalen Treffer für die direkte Antwort eingestellt werden.
In den Instruktionen kann ergänzt werden, in welcher Reihenfolge und welche Merkmale als Suchfilter genutzt werden sollen. Im Szenario Online-Bekleidungsgeschäft lässt sich hinterlegen, dass in der ersten Rückfrage immer das Geschlecht abgefragt werden soll, anschließend, ob es sich um einen Erwachsenen oder ein Kind handelt und als dritte Rückfrage, welche Farbe gewünscht ist.