Rückruf Vereinbarung direkt im Chat für das Rückruf- und Terminmanagement von virtualQ.
Eine virtualQ-Integration ermöglicht das Vereinbaren von Rückrufen über den Chatbot. Die Integration läuft dabei über eine API von virtualQ und die Nutzung von moinAI Webhooks.
Funktionsweise
Eine Rückruf-Anfrage im Chatbot an virtualQ kann mit einer Abfrage und Ausgabe der aktuellen Wartezeit beginnen. Die Nutzer:innen erhalten so ein Rückrufangebot, während gleichzeitig die Erwartungshaltung richtig gesetzt wird.
Ist die Bedingung zur Wartezeit erfüllt, d.h. das Zeitlimit wurde nicht überschritten und nehmen die Nutzer:innen das Rückrufangebot an, erfolgt die Bitte zur Eingabe ihrer Telefonnummer.
Die Eingabe der Telefonnummer im korrekten Format ist durch die Formatierung und Validierung durch moinAI vorqualifiziert.
Anschließend wird der Rückruf im System von virtualQ hinterlegt und dort durch Mitarbeitende bearbeitet. Die Nutzer:innen erhalten eine Bestätigung unter Angabe der Rückruf-Uhrzeit und der angegebenen Telefonnummer.
Nach der Buchungsbestätigung können die Nutzer:innen den Rückruf auf Wunsch stornieren. Erfolgt die Stornierung eines Rückrufs, wird dieser wieder aus dem System von VirtualQ entfernt.
Umsetzung
Die Integration erfolgt über Webhooks, die an die API von virtualQ knüpfen. Die Konfiguration dieser Webhooks erfolgt im moinAI Hub. Diese Webhooks übertragen die Rückrufanfrage mit Telefonnummer in das System von virtualQ. Das Stornieren eines Eintrags und das Entfernen aus dem System von virtualQ erfolgt über einen weiteren Webhook.
Empfohlen ist ein weiterer optionaler Webhook, der direkt zu Beginn die erwartbare Wartezeit bis zum Rückruf abfragt und ausgibt.
Die Abfrage im Chatbot erfolgt über ein Formular. Es trägt z.B. die Bezeichnung Formular: Rückruf.
Die Verknüpfung des Formulars erfolgt z.B. am Ende eines Themas als weiterführende Frage oder in der nicht verstanden Nachricht. Die Verknüpfung eines Formulars ist in diesem Artikel beschrieben.
Ist der optionale Webhook zur Abfrage der Wartezeit aktiv, erfolgt die Abfrage der aktuellen Wartezeit automatisch. Die Nutzer:innen erfahren die konkrete Wartezeit so direkt im Chat. Überschreitet die Wartezeit das definierte Zeitlimit von X Minuten, folgt die Info im Chat und die Nutzer:innen erhalten die Möglichkeit, eine neue Rückrufanfrage zu stellen oder abzubrechen.
Das Zeitlimit ist standardmäßig auf 10 Minuten gesetzt und individuell anpassbar.
Die technische Umsetzung erfolgt in Absprache mit dem Customer Success Management von moinAI.
Anpassungen an Webhooks zur Kommunikation mit virtualQ können bei Bedarf im Hub im Bereich Integrationen vorgenommen werden.
Bei Fragen zur technischen Umsetzung, den benötigten Daten zur Konzeption der Webhooks oder anderen Spezifikationen, berät das Customer Success von moinAI.